pengertian membuat dokumen

A. Pengertian Dokumen

            Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan. Dokimentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sbagian kecil dari dokumen.Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat.

B. Jenis-Jenis Dokumen

Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya

1. Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya: KTP, SIM, dan ijazah.
2. Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: cek, obligasi, dan saham.
3. Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: fosil, tugu, dan naskah proklamasi.
4. Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya: Keppres dan UU.

Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

1. Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, dan film.
2. Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan di museum).
3. Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat atau arsip (disimpan dengan sistem kearsipan).

C. Ruang Lingkup Dokumentasi

1. Dokumentasi Literer

Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.

2. Dokumentasi Korporil

Dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.

3. Dokumentasi Privat

Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.